Praktisch en informeel
Aanleiding voor de teamsessie was het bespreken van een belevingsonderzoek. “De uitkomsten van ons belevingsonderzoek werden organisatiebreed en per vestiging gepresenteerd. Ik voelde dat we daar iets extra mee moesten doen. Een gezamenlijke teamsessie bleek daarvoor een goed middel te zijn”, legt Maron uit. Aanvankelijk besloot Maron de resultaten te bespreken tijdens een regulier kantooroverleg. “Je zit dan met meer dan twintig man bij elkaar. Sommigen nemen het woord, echter houden de meesten zich stil. Geen ideale situatie dus om daadwerkelijk met de uitdagingen aan de slag te gaan. Dat moest anders vond ik, vooral luchtiger, zodat iedereen de ruimte kreeg om zich open te stellen.” Samen met personeelsadviseur Dorianne Oerlemans en Joris Korsten van The VR Room in Breda, heeft Maron een doel en programma samengesteld rondom de focusthema’s communicatie en samenwerking uit het belevingsonderzoek. “Samen hebben we een ochtend besteed aan het uitwerken van een programma op maat. Joris kwam als meedenkende ondernemer met creatieve mogelijkheden binnen de wereld van Virtual Reality. Dorianne heeft samen met haar collega Rob vanuit hun expertise de uitkomsten van het onderzoek vertaald naar de werkvloer in deze teamsessie.”
Ontmantel een bom!
De uiteindelijke teamsessie was een groot succes. Hoewel het op een voor velen vrije middag en avond gepland was, waren toch alle medewerkers aanwezig. De teams werden zorgvuldig samengesteld, gelet op leeftijd, geslacht, persoonlijkheid en functies. “Collega’s die in de praktijk al veel samenwerken, zaten dit keer dus niet in hetzelfde team”, verduidelijkt Maron. “Ieder team kreeg de opdracht een virtuele bom te ontmantelen. Hierbij droeg één medewerker een VR-bril. Alleen hij/zij kon de bom zien. De anderen van het team kregen een handleiding die zij zich in korte tijd eigen moesten maken en waarbij snel geschakeld moest worden. Door samen te werken en aanwijzingen te geven aan elkaar, kon de bom op een zorgvuldige manier onschadelijk gemaakt worden. Iedereen droeg om beurten de VR-bril. Rob en Dorianne waren aanwezig om te observeren wat er tijdens de ontmanteling in het team gebeurde. Dit werd later in aparte sessies besproken. En dáárbij werd ook meteen de koppeling gemaakt naar de dagelijkse praktijk op kantoor. De teamgenoten gaven cijfers over de samenwerking bij het ontmantelen van de bom, de samenwerking op kantoor en een cijfer voor wat in de toekomst haalbaar en gewenst zou moeten zijn betreft de samenwerking.”
Iedereen voelt zich onderdeel van het doel
Op deze manier werden de thema’s en het doel op een speelse manier praktisch gemaakt voor alle medewerkers. Door de samenwerking met Joris, Rob en Dorianne weet iedere medewerker nu zeker dat een goede samenwerking en communicatie de verantwoordelijkheid van iedereen is. “Iedereen voelt zich onderdeel van het te bereiken doel en werkt samen aan de opvolging. Dat is wat de aanpak zo succesvol maakt. Ik adviseer ondernemers belangrijke thema’s op een speelsere manier te bespreken met een team dan in een standaard kantooroverleg. The VR Room was voor ons een belangrijke partner in het succes.”, sluit Maron af.
